Kaizen – Cải Tiến Liên Tục, Liên Tục…

 

kai · zen - / ˈKīzən / - Một triết lý kinh doanh của Nhật Bản về cải tiến liên tục trong việc thực hành làm việc nhằm đạt được hiệu quả cá nhân hay đoàn thể.

Chữ Kaizen tạm dịch có nghĩa là sự thay đổi tốt, có nguồn gốc từ Nhật Bản. Đó là một phương pháp giúp bạn “tổ chức lại cuộc sống mà bạn đã bỏ lỡ”. Cách tốt nhất để mô tả phương pháp này “liên tục, cải tiến liên tục”. Nó tập hợp một tư duy hoàn toàn mới mà bạn có thể sử dụng để thành công ở bất kỳ công việc nào, trong bất kỳ dự án nào và trong hầu hết mọi tình huống trong cuộc sống của bạn. Phương pháp này giúp bạn không chỉ tổ chức theo cách bạn hoàn thành công việc, mà cả cách bạn và nhóm của bạn hoàn thành công việc, và thậm chí cả cách nhóm của bạn hoàn thành công việc khi bạn không có mặt.

1-    Nền tảng của triết lý và phương pháp Kaizen

Bao gồm 5 yếu tố sáng lập gồm 5 chữ S tiêu biểu: Sắp xếp - Seiri, Thẳng thớm - Seiton, Lau chùi -Seiso, Tiêu chuẩn hóa -Seiketsu, và Bền vững - Shitsuke.

 

• Sắp xếp - Tách các mục tiêu cần thiết ra khỏi những thứ không cần thiết và loại bỏ các mục tiêu không cần thiết;

• Thẳng thớm - Tạo sự ngăn nắp, nghĩa là sắp xếp các mục tiêu đề ra để việc truy cập dễ dàng theo cách có ý nghĩa nhất cho mỗi bản thân;

• Lau chùi sạch sẽ - Giữ cho không gian “trí tuệ” và không gian làm việc sạch sẽ và gọn gàng;

• Tiêu chuẩn hóa - Hệ thống hóa các mục tiêu cần thiết;

• Bền vững - Tiếp tục nỗ lực trong việc hoàn thiện và thực hiện các mục tiêu.

2-    Mười nguyên tắc của Kaizen

Áp dụng triết lý Kaizen đòi hỏi mỗi chúng ta cần phải có một suy nghĩ đúng đắn trong sinh hoạt hàng ngày hoặc ngay cả trong cung cách lãnh đạo một công ty. Dưới đây là 10 nguyên tắc giải quyết tư duy Kaizen thường được coi là cốt lõi của triết lý nầy:

1. Hãy từ bỏ các giả định;

2. Giữ tinh thần tích cực trong việc giải quyết vấn đề;

3. Không chấp nhận hiện trạng - Don't accept the status quo;

4. Hãy từ bỏ chủ nghĩa hoàn hảo trong đầu và có thái độ thử đi thử lại (iterative) nhằm thay đổi thích nghi (adaptive change);

5. Tìm kiếm giải pháp khác mỗi khi bạn tìm thấy sai lầm;

6. Tạo một môi trường mà mọi người đều cảm thấy được bình đẳng trong đóng góp;

7. Đừng dễ dàng chấp nhận vấn đề, thay vào đó, hãy hỏi "tại sao" năm lần để đi đến nguồn cội của vấn đề;

8. Lựa chọn tin tức và ý kiến từ nhiều người khác;

9. Xử dụng sáng tạo để tìm cách giảm thiểu chi phí;

10. Và không bao giờ ngừng cải thiện.

Trong việc điều hành các công ty, triết lý Kaizen dựa trên niềm tin rằng:

·       Mọi thứ đều có thể được cải thiện và không có gì là “điều kiện thông thường trong một khoảng thời gian nào đó” cả (status quo);

·       Kaizen cũng dựa trên một nguyên tắc tôn trọng con người;

·       Kaizen liên quan đến việc xác định các vấn đề và cơ hội để giải quyết vấn đề, nhằm tạo ra các giải pháp và đưa chúng về lại quá trình làm việc hữu hiệu hơn;

·       Để rồi sau cùng thêm một hay nhiều lần nữa lập lại để từ đó …đưa ra một phương cách giải quyết tối ưu.

Bảy bước sau đây tạo ra một chu trình để cải tiến liên tục và đưa ra một phương pháp có hệ thống để thực hiện quy trình này.

Một chu trình tương tự của Kaizen được chắt lọc thành bốn bước - lên kế hoạch, thực hiện, kiểm tra, hành động - plan, do, check, act - PDCA. Nó còn được gọi là chu kỳ Shewhart hoặc chu kỳ Deming.

3-    Áp dụng trong lãnh vực kinh tế và thương mại

Kaizen được định nghĩa là một phương cách cải tiến kinh doanh liên tục được thực hiện theo từng bước nhỏ, bắt nguồn từ Nhật Bản. Ý tưởng tập trung vào việc cải thiện các quy trình và sản phẩm trong khi sử dụng sự sáng tạo của nhân viên để giúp xác định cách cải thiện các quy trình và hệ thống. Hai trong số những lợi thế chung của triết lý bao gồm việc tăng năng suất và duy trì chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

·       Làm việc theo nhóm: Làm việc theo nhóm, không phải chủ nghĩa cá nhân, mà nhằm thúc đẩy ý tưởng Kaizen, lý tưởng để tạo ra một bầu không khí làm việc thoải mái tất cả mọi người, thay vì một cá nhân.

 

·       Tăng hiệu quả: Một thí dụ, trường hợp hảng xe Toyota đã tạo ra một doanh nghiệp tinh gọn áp dụng triết lý của Kaizen. Toyota sử dụng lý thuyết Kaizen để đào tạo nhân viên của mình trong việc kết hợp hoàn chỉnh một chiếc xe, bắt đầu bằng việc đào tạo bộ nhớ cơ học để nhân viên làm việc với độ chính xác hoàn toàn. Theo Business Today, điều này giữ cho những chiếc xe lăn khỏi dây chuyền lắp ráp ở tốc độ chính xác cao. Khi một nhà máy ô tô đạt hiệu quả tối đa, một vài công nhân sẽ được gỡ bỏ, cho phép công ty tạo ra cùng một lượng ô tô với chi phí thấp hơn và cho phép nhà máy có lợi nhuận cao hơn.

 

·       Sự hài lòng của nhân viên: Kaizen giúp cải thiện sự hài lòng của nhân viên bằng cách mời công nhân xem xét các quy trình và hệ thống để họ có thể đưa ra đề xuất cải tiến. Tham gia làm tăng thêm ý thức về giá trị và sự hài lòng của nhân viên trong công việc đồng thời giúp thực hiện các ý tưởng mới. Một hệ thống gợi ý hoặc sử dụng các cuộc họp nhóm để tìm cách cải thiện chất lượng hoặc quy trình cung cấp cho nhân viên phương pháp đưa ra ý tưởng của họ và tiếp tục điều chỉnh chúng. Một lợi ích khác của hệ thống này là tăng năng suất, bởi vì người lao động tham gia nhiều hơn vào quá trình ra quyết định và muốn xem các đề xuất của họ hoạt động. 

·       Cải thiện an toàn: Cải thiện an toàn trên sàn làm việc là một lợi ích khác của việc triển khai Kaizen trong doanh nghiệp của bạn. Điều này xảy ra khi bạn thực hiện các ý tưởng giúp dọn dẹp các khu vực nơi nhân viên làm việc, cho phép kiểm soát tốt hơn các thiết bị và quy trình. Huấn luyện an toàn liên quan đến cả quản lý và nhân viên. Nhân viên được khuyến khích đưa ra các khuyến nghị để làm cho khu vực làm việc của họ an toàn, cho họ thêm trách nhiệm để làm cho các đề xuất của họ hoạt động. Điều này giúp cắt giảm các thương tích liên quan đến tai nạn dẫn đến giảm sản xuất và nhân viên nghỉ làm để giải quyết các trường hợp khẩn cấp về y tế. 

4-    Áp dụng Kaizen trong đời sống cá nhân

Nếu các nguyên tắc trong triết lý Kaizen có làm bạn cảm thấy bị đè nặng (burdensome) trong lý thuyết, bạn hãy yên tâm rằng con người tự thân rất khó tìm kiếm sự cải tiến, có nghĩa là hầu hết các nguyên tắc này có thể được áp dụng bằng trực giác.

Dưới đây là ba cách bạn có thể bắt đầu thực hiện phương pháp Kaizen trong “công việc trong đời sống” (work-life) hàng ngày của mình ngay bây giờ. Cho dù bạn có cố gắng làm việc có hiệu quả hơn đi nữa tại văn phòng bằng cách làm liên tục cho đến việc hoàn tất công việc, hoặc cố gắng hoàn thành một dự án sáng tạo như viết một cuốn sách, có những lời khuyên dưới đây có thể giúp bạn dần dần đạt được kết quả trên bằng ba bước sau đây:

·       Xác định nơi nào hay giai đoạn nào làm lãng phí thời gian và năng lượng của bạn. Một chìa khóa để mở khóa năng suất cao hơn là làm ít hơn, không nhiều hơn. Nếu bạn không bao giờ có thể tìm thấy thời gian để dành cho các dự án quan trọng đối với bạn, thì có thể một số thời gian của bạn đang bị lãng phí bởi những nhiệm vụ không cần thiết. Hãy dự trữ năng suất và năng lượng trong bạn những gì bạn cần ngưng làm. Nhiều nhà lãnh đạo lớn đã tìm thấy kết quả của bài học vỡ lòng trên. Họ có thể tự giải thoát mình khỏi những cuộc họp vô ích mà không thực sự đòi hỏi sự hiện diện của họ.

·        Tự hỏi bản thân rằng những bước nhỏ đang đi có thể làm tăng năng suất hoặc có hiệu quả hơn không? Một khi bạn bắt đầu xác định các khu vực để cải thiện, điều quan trọng là bắt đầu với những thay đổi ăn khớp với nhau. Nghĩ nhỏ xíu nhưng kết quả lớn! Ví dụ, nếu bạn đang cố gắng tăng năng suất tại văn phòng để bạn không phải làm việc trong bữa trưa, hãy suy nghĩ về những thay đổi tối thiểu có thể giúp bạn hoàn thành điều đó. Có lẽ điều đó có nghĩa là bạn đến nơi làm việc sớm 15 phút mỗi sáng để bạn không vội vã, hoặc dùng điện thoại để nhắc nhở bạn nghỉ ngơi, từ đó, bạn ít có khả năng cày cuốc và bỏ qua cái dạ dày đang đói của mình.

·       Dành thời gian để xem lại những công việc đang làm và những gì có thể được cải thiện. Khi bạn bận rộn, bạn không nên dành thời gian để đánh giá những gì đã xảy ra và những gì đang diễn ra. Nhưng khi áp dụng triết lý Kaizen, bạn cần suy nghĩ thêm về những diễn biến đang xảy ra, đặc biệt là mỗi khi bạn cảm nhận được một sự cọ sát trong suy nghĩ hay trong chuỗi công việc mà bạn đang thực hiện. Bạn có thể đánh giá chính thức kết quả công việc mình đã thực hiện khi không làm gì cả. Từ đó, bạn có thể tập trung vào các dự án cho những ngày sắp tới. Làm như vậy, là bạn đạt được sự cân bằng giữa tối ưu hóa và đánh giá cao bằng cách tích hợp cả kinh nghiệm tích cực và tiêu cực.

5-    Châm ngôn trong triết lý Kaizen

 

• Cao điểm (nói về năng lượng và năng suất) trong ngày của bạn là gì và lúc nào?

• Yếu điểm của bạn ở thời điểm nào trong ngày?

• Bạn có thể cải thiện điều gì cho lần tới?

• Bạn có cảm thấy tự hào về những việc mình đã làm và hoàn tất hôm nay không?

• Và sau cùng, bạn đã rút tỉa được gì?

6-    Kết quả của việc sử dụng triết lý Kaizen

Kaizen là sự lựa chọn nhằm thay thế cho cảm giác thất bại và các thất bại mà chúng ta đã trải qua sau khi đặt ra các mục tiêu có quá nhiều tham vọng. Và trong khi Kaizen có thể đem lại sự “thay đổi cuộc sống của bạn”, và nó có thể thay đổi một cách đáng kể những thành quả  trong cuộc đời của bạn. Trong cuộc sống, Kaizen có thể mang lại:

·       Tập trung vào việc cải tiến dần dần, Kaizen có thể tạo ra một cách tiếp cận nhẹ nhàng hơn để thay đổi ngược lại với những nỗ lực lớn của bạn có thể  làm bạn nản chí và bỏ dở nửa chừng.

·       Kaizen khuyến khích việc xem xét “lại” kỹ lưỡng hơn những dự định của bạn hầu giảm thiểu sai lầm và lãng phí.

·       Bạn không còn mất nhiều thì giờ để kiểm soát lại nữa vì các lỗi lầm đã được giảm thiểu tối đa do việc “suy nghĩ đi, suy nghĩ lại”.

·       Từ đó, tinh thần làm việc bạn tăng lên, vì chính bạn đã ý thức và cảm nhận được giá trị và mục đích trong việc làm của bạn.

Trên đây là một số suy gẫm về triết lý Kaizen, người viết đã “góp nhặt cát đá” trên google và mang áp dụng vào chính bản thân; để rồi từ đó diễn đạt thành lời qua lăng kính “kinh nghiệm” cả thành công lẫn thất bại trong suốt cuộc sống đã qua. Có những thất bại trong quá khứ, và sau khi hiểu và cảm nhận được triết lý Kaizen như ngày hôm nay, thiết nghĩ chính bản thân có thể tiết giảm được một số thất bại của những ngày qua!

Và dù gì đi nữa, Kaizen, thiết nghĩ trong một chừng mực nào đó mang lại cho ta “chánh niệm”, một niệm “chánh” trong Bát Chánh Đạo của Phật giáo. Từ đó, chính chánh niệm nầy sẽ thay thế thay tạp niệm, và ta có thể buông bỏ được tánh ngông cuồng của cái Ngã trong chính ta!

Xin chia xẻ cùng Quý Bà Con để mỗi chúng ta nhìn lại chính bản lai diện mục của mình…

Mai Thanh Truyết

Nhuận sắc 24-12-2021