Kaizen – Cải Tiến Liên
Tục, Liên Tục…
Chữ Kaizen tạm dịch có nghĩa là sự thay đổi tốt, có nguồn gốc từ
Nhật Bản. Đó là một phương pháp giúp bạn “tổ chức lại cuộc sống mà bạn đã
bỏ lỡ”. Cách tốt nhất để mô tả phương pháp này “liên tục, cải tiến liên tục”. Nó tập hợp một tư
duy hoàn toàn mới mà bạn có thể sử dụng để thành công ở bất kỳ công việc nào,
trong bất kỳ dự án nào và trong hầu hết mọi tình huống trong cuộc sống của bạn. Phương pháp này giúp
bạn không chỉ tổ chức theo cách bạn hoàn thành công việc, mà cả cách bạn và
nhóm của bạn hoàn thành công việc, và thậm chí cả cách nhóm của bạn hoàn thành
công việc khi bạn không có mặt.
1- Nền tảng của triết lý và phương pháp Kaizen
Bao gồm 5 yếu tố sáng
lập gồm 5 chữ S tiêu biểu: Sắp xếp
- Seiri, Thẳng thớm - Seiton, Lau chùi
-Seiso, Tiêu chuẩn hóa -Seiketsu, và Bền vững - Shitsuke.
• Thẳng thớm - Tạo sự
ngăn nắp, nghĩa là sắp xếp các mục tiêu đề ra để việc truy cập dễ dàng theo
cách có ý nghĩa nhất cho mỗi bản thân;
• Lau chùi sạch sẻ - Giữ
cho không gian “trí tuệ” và không gian làm việc sạch sẽ và gọn gang;
• Tiêu chuẩn hóa - Hệ
thống hóa các mục tiêu cần thiết;
• Bền vững - Tiếp tục nỗ
lực trong việc hoàn thiện và thực hiện các mục tiêu.
2-
Mười nguyên tắc của
Kaizen
Áp dụng triết lý Kaizen đòi
hỏi mỗi chúng ta cần phải có một suy nghĩ đúng đắn trong sinh hoạt hàng ngày
hoặc ngay cả trong cung cách lãnh đạo một công ty. Dưới đây là 10 nguyên
tắc giải quyết tư duy Kaizen thường được coi là cốt lõi của triết lý nầy:
2. Giữ tinh thần tích cực
trong việc giải quyết vấn đề;
3. Không chấp nhận hiện trạng - Don't accept the status
quo;
4. Hãy từ bỏ chủ nghĩa hoàn
hảo trong đầu và có thái độ thử đi thử lại (iterative) nhằm thay đổi thích nghi
(adaptive change);
5. Tìm kiếm giải pháp khác
mỗi khi bạn tìm thấy sai lầm;
6. Tạo một môi trường mà mọi
người đều cảm thấy được bình đẳng trong đóng góp;
7. Đừng dễ dàng chấp nhận vấn
đề, thay vào đó, hãy hỏi "tại sao" năm lần để đi đến nguồn cội của
vấn đề;
8. Lựa chọn tin tức và ý kiến
từ nhiều người khác;
9. Xử dụng sáng tạo để tìm cách
giảm thiểu chi phí;
10. Và không bao giờ ngừng
cải thiện.
Trong việc điều hành các công
ty, triết lý Kaizen dựa trên niềm tin rằng:
·
Mọi thứ đều có thể được cải thiện và
không có gì là “điều kiện thông thường trong một khoảng thời gian nào đó” cả
(status quo);
·
Kaizen
cũng dựa trên một nguyên tắc tôn trọng con người;
·
Kaizen liên quan đến việc xác định các vấn đề và cơ
hội để giải quyết vấn đề, nhằm tạo ra các giải pháp và đưa chúng về lại quá
trình làm việc hữu hiệu hơn;
·
Để rồi sau cùng thêm một hay nhiều lần nữa lập lại để
từ đó …đưa ra một phương cách giải quyết tối ưu.
Bảy bước sau đây tạo ra một
chu trình để cải tiến liên tục và đưa ra một phương pháp có hệ thống để thực
hiện quy trình này.
Một chu trình tương tự của
Kaizen được chắt lọc thành bốn bước - lên kế hoạch, thực hiện, kiểm tra,
hành động - plan, do, check, act
- PDCA. Nó còn được gọi là chu kỳ Shewhart hoặc chu kỳ Deming.
3-
Áp
dụng trong lãnh vực kinh tế và thương mại
Kaizen được định nghĩa là một
phương cách cải tiến kinh doanh liên tục được thực hiện theo từng bước nhỏ, bắt
nguồn từ Nhật Bản. Ý tưởng tập trung vào việc cải thiện các quy trình và sản phẩm
trong khi sử dụng sự sáng tạo của nhân viên để giúp xác định cách cải thiện các
quy trình và hệ thống. Hai trong số những lợi thế chung của triết lý bao gồm việc
tăng năng suất và duy trì chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
·
Làm việc theo nhóm: Làm
việc theo nhóm, không phải chủ nghĩa cá nhân, mà nhằm thúc đẩy ý tưởng Kaizen,
lý tưởng để tạo ra một bầu không khí làm việc thoải mái tất cả mọi người, thay
vì một cá nhân.
·
Tăng hiệu quả: Một
thí dụ, trường hợp hảng xe Toyota đã tạo ra một doanh nghiệp tinh gọn áp dụng
triết lý của Kaizen. Toyota
sử dụng lý thuyết Kaizen để đào tạo nhân viên của mình trong việc kết hợp hoàn
chỉnh một chiếc xe, bắt đầu bằng việc đào tạo bộ nhớ cơ học để nhân viên làm việc
với độ chính xác hoàn toàn. Theo Business Today, điều này giữ cho những chiếc
xe lăn khỏi dây chuyền lắp ráp ở tốc độ chính xác cao. Khi một nhà máy ô tô đạt
hiệu quả tối đa, một vài công nhân sẽ được gỡ bỏ, cho phép công ty tạo ra cùng
một lượng ô tô với chi phí thấp hơn và cho phép nhà máy có lợi nhuận cao hơn.
·
Sự
hài lòng của nhân viên: Kaizen giúp cải thiện sự hài lòng của nhân
viên bằng cách mời công nhân xem xét các quy trình và hệ thống để họ có thể đưa
ra đề xuất cải tiến. Tham gia làm tăng thêm ý thức về giá trị và sự hài lòng của
nhân viên trong công việc đồng thời giúp thực hiện các ý tưởng mới. Một hệ thống
gợi ý hoặc sử dụng các cuộc họp nhóm để tìm cách cải thiện chất lượng hoặc quy
trình cung cấp cho nhân viên phương pháp đưa ra ý tưởng của họ và tiếp tục điều
chỉnh chúng. Một lợi ích khác của hệ thống này là tăng năng suất, bởi vì người lao động tham
gia nhiều hơn vào quá trình ra quyết định và muốn xem các đề xuất của họ hoạt động.
·
Cải thiện an toàn: Cải
thiện an toàn trên sàn làm việc là một lợi ích khác của việc triển khai Kaizen
trong doanh nghiệp của bạn. Điều này xảy ra khi bạn thực hiện các ý tưởng giúp
dọn dẹp các khu vực nơi nhân viên làm việc, cho phép kiểm soát tốt hơn các thiết
bị và quy trình. Huấn luyện an toàn liên quan đến cả quản lý và nhân viên. Nhân viên được khuyến khích đưa
ra các khuyến nghị để làm cho khu vực làm việc của họ an toàn,
cho họ thêm trách nhiệm để làm cho các đề xuất của họ hoạt động. Điều này giúp
cắt giảm các thương tích liên quan đến tai nạn dẫn đến giảm sản xuất và nhân
viên nghỉ làm để giải quyết các trường hợp khẩn cấp về y tế.
4-
Áp dụng Kaizen trong đời sống
cá nhân
Nếu các nguyên tắc trong triết
lý Kaizen có làm bạn cảm thấy bị đè nặng (burdensome) trong lý thuyết, bạn hãy
yên tâm rằng con người tự thân rất khó tìm kiếm sự cải tiến, có nghĩa là hầu hết
các nguyên tắc này có thể được áp dụng bằng trực giác.
·
Xác định nơi nào hay giai đoạn nào làm lãng phí thời gian và năng
lượng của bạn. Một chìa khóa để mở khóa năng suất cao hơn là
làm ít hơn, không nhiều hơn. Nếu bạn không bao giờ có thể tìm thấy thời
gian để dành cho các dự án quan trọng đối với bạn, thì có thể một số thời gian
của bạn đang bị lãng phí bởi những nhiệm vụ không cần thiết. Hãy dự trữ năng
suất và năng lượng trong bạn những gì bạn cần ngưng làm. Nhiều nhà lãnh
đạo lớn đã tìm thấy kết quả của bài học vỡ lòng trên. Họ có thể tự giải thoát
mình khỏi những cuộc họp vô ích mà không thực sự đòi hỏi sự hiện diện của họ.
·
Tự hỏi bản thân rằng những
bước nhỏ đang đi có thể làm tăng năng suất hoặc có hiệu quả hơn không? Một khi
bạn bắt đầu xác định các khu vực để cải thiện, điều quan trọng là bắt đầu với
những thay đổi ăn khớp với nhau. Nghĩ nhỏ xíu nhưng kết quả lớn! Ví dụ, nếu bạn đang cố gắng
tăng năng suất tại văn phòng để bạn không phải làm việc trong bữa trưa, hãy suy
nghĩ về những thay đổi tối thiểu có thể giúp bạn hoàn thành điều đó. Có lẽ điều
đó có nghĩa là bạn đến nơi làm việc sớm 15 phút mỗi sáng để bạn không vội vã, hoặc
dùng điện thoại để nhắc nhở bạn nghỉ ngơi, từ đó, bạn ít có khả năng cày cuốc
và bỏ qua cái dạ dày đang đói của mình.
·
Dành thời gian để xem lại những công việc đang làm và những gì có
thể được cải thiện. Khi bạn bận rộn, bạn không nên dành thời gian để
đánh giá những gì đã xảy ra và những gì đang diễn ra. Nhưng khi áp dụng triết lý
Kaizen, bạn cần suy nghĩ thêm về những diễn biến đang xảy ra, đặc biệt là mỗi khi
bạn cảm nhận được một sự cọ sát trong suy nghĩ hay trong chuổi công việc mà bạn
đang thực hiện. Bạn có thể đánh giá chính thức kết quả công việc mình đã thực
hiện khi không làm gì cả. Từ đó, bạn có thể tập trung vào các dự án cho những
ngày sắp tới. Làm như vậy, là bạn đạt được sự cân bằng giữa tối ưu hóa và đánh
giá cao bằng cách tích hợp cả kinh nghiệm tích cực và tiêu cực.
5-
Châm ngôn trong triết lý
Kaizen
• Cao
điểm (nói về năng lượng và năng suất) trong ngày của bạn là gì và lúc nào?
• Yếu điểm
của bạn ở thời điểm nào trong ngày?
• Bạn
có thể cải thiện điều gì cho lần tới?
• Bạn có
cảm thấy tự hào về những việc mình đã làm và hoàn tất hôm nay không?
• Và
sau cùng, bạn đã rút tỉa được gì?
6-
Kết quả của việc sử dụng triết
lý Kaizen
Kaizen là sự lựa chọn nhằm thay thế cho cảm giác thất bại
và các thất bại mà chúng ta đã trải qua sau khi đặt ra các mục tiêu có quá nhiều
tham vọng. Và trong khi Kaizen có thể đem lại sự “thay đổi cuộc sống của bạn”, và
nó có thể thay đổi một cách đáng kể những thành quả trong cuộc đời của bạn. Trong cuộc sống,
Kaizen có thể mang lại:
·
Tập
trung vào việc cải tiến dần dần, Kaizen có thể tạo ra một cách tiếp cận nhẹ
nhàng hơn để thay đổi ngược lại với những nỗ lực lớn của bạn có thể làm bạn nản chí và bỏ dở nửa chừng.
·
Kaizen khuyến khích việc xem xét “lại” kỹ lưỡng
hơn những dự định của bạn hầu giảm thiểu sai lầm và lãng phí.
·
Bạn không còn mất nhiều thì giờ để kiểm soát lại
nữa vì các lỗi lầm đã được giảm thiểu tối đa do việc “suy nghĩ đi, suy
nghĩ lại”.
·
Từ đó, tinh thần làm việc bạn tăng lên, vì chính
bạn đã ý thức và cảm nhận được giá trị và mục đích trong việc làm của bạn.
Trên đây là một số suy gẫm về
triết lý Kaizen, người viết đã “góp nhặt cát đá” trên google và mang áp dụng vào chính
bản thân; để rồi từ đó diễn đạt thành lời qua lăng kính “kinh nghiệm” cả thành
công lẫn thất bại trong suốt cuộc sống đã qua. Có những thất bại trong quá khứ,
và sau khi hiểu và cảm nhận được triết lý Kaizen như ngày hôm nay, thiết nghĩ chính
bản thân có thể tiết giảm được một số thất bại của những ngày qua!
Xin chia xẻ cùng Quý Bà Con để
mỗi chúng ta nhìn lại chính bản lai diện mục của mình…
Mai
Thanh Truyết
Lễ
Tro – 26/2/2020
No comments:
Post a Comment